Hace poco tuve la oportunidad de realizar un curso y
certificarme en la metodología PRojects IN
Controlled Environments 2, mejor conocida como PRINCE2®, en su versión foundation. Este fue mi primer acercamiento
formal a una metodología sobre la que había escuchado y leído poco en este lado
del mundo, dominado al menos
comunicacionalmente por los marcos de trabajo del PMI®.
Una de las cosas que más llamó mi atención sobre PRINCE2® es
que está basada en 7 principios o
fundamentos, que podríamos considerar filosóficos, y que son una condición esencial para que un proyecto pueda
gestionarse con esta metodología. Para aquellos que no están familiarizados con PRINCE2®, los comparto y comento a continuación:
Justificación comercial
continua: todo
proyecto se realiza porque tiene una
razón de ser, cumplirá con unos objetivos y generará una transformación que beneficiará a una comunidad, incluyendo a la
organización que lo gestiona. Sin embargo, esta justificación puede desaparecer en el tiempo, debido al
cambio en las condiciones del entorno por ejemplo, lo que nos debería llevar
indefectiblemente al cierre del proyecto.
Bajo la metodología PRINCE2® es importante que revisemos la
justificación comercial, la capacidad de
generar beneficios, del proyecto a lo largo de todo el ciclo de vida, para
garantizar que esta no ha desaparecido y seguir invirtiendo recursos en su
gestión. Este principio nos permite escapar del sesgo de los costos hundidos y de malgastar recursos que
podrían ser utilizados de una mejor manera.
Aprender de la
experiencia: todos
sabemos de la capacidad que tienen los proyectos para generar aprendizaje y de la
importancia de recoger estas lecciones como
activos de la organización. Para PRINCE2® el aprender de la experiencia no
se limita solo al registro de lecciones aprendidas para ser aplicadas en el
futuro, estas deben utilizarse en el
proyecto en marcha y ser comunicadas a toda la organización, para considerar
que se está cumpliendo con el principio. Una
lección aprendida es un cambio implementado y comunicado.
Roles y
responsabilidades definidas: PRINCE2® busca establecer una clara estructura organizativa para
cualquier proyecto gestionado bajo esta metodología, que esté cónsona y en la
que se vean representados los intereses
del patrocinador, los usuarios y los proveedores del proyecto. Para lograr este
fin, los participantes deben conocer sus roles, responsabilidades y límites de
autoridad.
Gestión por fases: el mundo y las condiciones a las que
están sometidos los proyectos cambian constantemente, por esta razón PRINCE2®
sostiene que las iniciativas deben ser gestionadas
por fases. Es decir, se realiza un plan general al principio del proyecto,
pero, al inicio de cada una de las fases del ciclo de vida el gerente o líder
de proyecto, y su equipo, deben planificar
como será gestionada y controlada cada una de estas, de manera que pueda
incorporarse la información necesaria para afrontar las transformaciones del
entorno y minimizar el impacto de estas en la viabilidad del proyecto.
Gestión por excepción: la toma de decisiones en un proyecto
no puede estar condicionada por el tiempo que tengan sus ejecutivos o
responsables para tomarlas. Este principio de la metodología PRINCE2® busca la correcta delegación de tareas,
la fijación de controles y de mecanismos de garantía con la finalidad de que cada
una de las decisiones se tome en el nivel adecuado, ahorrando el tiempo de
quienes dirigen la organización.
Enfoque en los
productos: la
metodología PRINCE2® se centra en la definición
y entrega de productos y en las condiciones que estos deben tener para
satisfacer a las partes interesadas y ser aceptados una vez que han sido
generados.
Este principio es importante porque busca el entendimiento con y entre los interesados
para que sus necesidades y expectativas
sean tomadas en cuenta y se llegue a un acuerdo de cómo estás estarán
expresadas en el producto del proyecto. Tratando de evitar cambios en el
alcance que llevan a re-trabajar y la
insatisfacción de los usuarios.
Adaptación para
corresponder a un entorno concreto: la metodología PRINCE2® es genérica y se adapta a todo tipo y tamaño de proyecto y a
cualquiera que sean las condiciones en las que este se gestionará, trátese de
entorno social, político, cultural, sectorial u organizacional. Este principio busca que la gestión del
proyecto se adapte a las necesidades de este.
Por si quieren conocer más de PRINCE2® les dejo el siguiente link con un video.
https://www.youtube.com/watch?v=61RnrsWQE7A
https://www.youtube.com/watch?v=61RnrsWQE7A
¡Si te gustó, comparte!
